海外出張の経費精算ガイド【2026年版】外貨レシートの管理からExcel提出まで

2026年7月10日·約11分で読めます

1. 海外出張の経費精算、なぜこんなに大変なのか

海外出張から帰ってきて一番気が重いのが、たまった領収書の束を前にした経費精算の作業だという人は多いはずです。現地では商談やアポイントに追われて、レシートは財布やカバンのポケットに突っ込んだまま。帰国後にまとめて処理しようとすると、1枚ずつ「これは何の費用だったか」を思い出すところから始まります。

自分も韓国出張で3日間分のレシートを財布にためたまま帰国し、月末の経費精算日に「このカフェのレシート、誰と何の打ち合わせで使ったんだっけ」と記憶をたどるはめになったことがあります。出張が終わった瞬間の記憶が一番鮮明なのに、精算のタイミングはたいてい数日〜数週間後というズレが、この作業を余計につらくしています。

1-1. レシートが外国語で「何の費用か」を思い出せない

海外のレシートは店名も品目もすべて現地語で印字されています。ソウルの飲食店であればハングルで店名が書かれているだけで、経理システムに入力する際には「どこで何を食べたか」を日本語に訳す作業が別途必要になります。数枚なら大した手間ではありませんが、出張が3泊4日を超えると領収書は20枚、30枚と積み上がり、1枚ごとに翻訳して内容を書き起こす作業だけでかなりの時間を取られます。

しかも経費精算では「誰と」「何のために」の情報も求められることが多く、レシートの金額だけでは足りません。カフェのレシート1枚を見ても、それが取引先との打ち合わせだったのか、単なる休憩だったのかはレシート自体には書かれていないため、結局は手帳やメールの履歴を掘り返して裏付けを取ることになります。

1-2. 換算レートをいつの時点で適用するか問題

外貨での支払いを円換算する際、どの時点の為替レートを使うかは地味に悩ましいポイントです。支払った当日のレートを使うのか、クレジットカード会社が実際に請求してきたレートを使うのかで、金額に微妙な差が出ます。会社によって「支払日の電信売買相場の仲値（TTM）を使う」といった規程がある場合もあれば、特に定めがなく担当者の判断に任されている場合もあります。自己判断でレートを決めてしまうと、経理から差し戻されて再計算になることもあるので注意が必要です。

1-3. 紙のレシートは帰国までに傷む・なくなる

感熱紙のレシートは高温多湿の環境や、財布の中で他の紙と擦れることで文字が薄れて読めなくなることがあります。真夏の出張でポケットに入れたまま数日過ごすと、帰国した頃には金額の数字すら判読できなくなっていたという経験がある人も少なくないでしょう。さらに移動が多い出張では、レシート自体をどこかに置き忘れる・なくすリスクも常につきまといます。原本が必要な経費精算では、これは単なる不便では済まず、その支出自体が精算できなくなる致命的な問題です。

2. 出張中にやっておくこと：レシートはその場で撮る

この手間を減らす一番の対策は、レシートを受け取ったその場でスマートフォンのカメラで撮影してしまうことです。紙の原本を持ち歩くリスクをなくせるうえ、記憶が鮮明なうちに何の費用かを記録できます。

2-1. 撮影だけなら1枚5秒。オフラインでもOK

TabiRecoはレシートを撮影するだけで、AIが店名・品目・金額を自動で読み取ります。1枚あたりの作業時間は5秒ほどで、会計を待っている間や移動中のわずかな時間でも記録が完結します。地下鉄の中や飛行機内など電波が届かない場所でも撮影・保存は可能で、通信が回復したタイミングで自動的に解析が始まる仕組みです。出張中に「あとでまとめて入力しよう」と後回しにする必要がなくなります。

2-2. 店名・品目・金額・円換算が自動で記録される

撮影したレシートは、店名・品目・金額が自動でテキスト化され、外貨の金額もその場で日本円に換算されます。たとえば明洞（명동/ミョンドン）の食堂で18,000ウォン（約1,980円、2026年7月時点）の食事をした場合、ウォンの金額と円換算後の金額が両方記録として残るため、あとから為替レートを調べ直す必要がありません。韓国ウォンだけでなく、台湾ドルやタイバーツなど31通貨に対応しているため、出張先が複数国にまたがる場合でも同じアプリ内で記録を一本化できます。

レシートを撮るだけで翻訳・円換算・割り勘精算まで自動化する TabiReco（App Store / Android・Web版）は登録不要で試せます。

3. 帰国後の精算：Web版からCSV・Excelで一括出力

出張中にレシートを撮り終えていれば、帰国後にやることは驚くほど少なくなります。ここからはパソコンのWeb版を使った実際の提出フローです。

3-1. パソコンでレシート一覧を確認（app.tabire.co）

スマートフォンで撮影したレシートは、パソコンのブラウザからWeb版（app.tabire.co）にログインすると一覧で確認できます。出張の旅行単位でレシートがまとまっているため、「今回の出張でいくら使ったか」が画面上ですぐに把握できます。金額に誤りがあれば、この画面で手動修正することも可能です。

3-2. CSV・Excel・画像ZIPでエクスポートして提出

一覧から必要なレシートを選択し、CSV・Excel・画像ZIPの形式で一括エクスポートできます。経理システムがExcelでのアップロードを求める会社であれば、そのままフォーマットに転記しやすい形でデータを取り出せますし、レシート原本の画像添付を求められる場合は画像ZIPを使えば一括で提出できます。1枚ずつ手入力していた作業が、まとめてのエクスポートで済むようになります。

たとえば4日間の出張で食事代・タクシー代・宿泊費など合計25枚のレシートがあったとしても、出張の旅行フォルダごとエクスポートすれば、日付順に並んだ一覧がそのままExcelファイルとして手元に届きます。あとは自社の経費精算書のフォーマットに合わせて列を並べ替えるだけで、1件ずつ転記し直す手間はかかりません。

3-3. 経理提出時の実務Tips（レート根拠・原本保管ルールは会社規程を確認）

エクスポートしたデータをそのまま提出する前に、自社の経費精算規程を必ず確認しておきましょう。特に為替レートの根拠として「いつ時点のレートを使うか」「クレジットカード明細のレートを優先するか」は会社ごとにルールが異なります。また紙の原本提出が必須な会社もまだ多いため、撮影後に原本を捨ててよいかどうかも事前に経理部門に確認しておくと二度手間になりません。断定的な判断はできないため、不明な点は都度、自社の経理担当者や税理士に確認することをおすすめします。

特に初めて海外出張の経費精算をする場合は、出張前に一度経理担当者へ「レシートの写真提出で原本の代わりになるか」を確認しておくのがおすすめです。会社によっては電子データでの保存を正式に認めているケースもあれば、税務調査対応のために原本の郵送・提出を求めるケースもあり、事前確認なしに原本を処分してしまうと後から提出を求められた際に困ることになります。

4. 経費精算の一般知識：海外出張費の扱い

アプリでの記録方法とあわせて、海外出張の経費精算にまつわる一般的な考え方も押さえておくと、精算作業への理解が深まります。

4-1. 換算レートの一般的な考え方

外貨建ての支出を円換算する際は、支払日時点の為替レートを使うのが一般的な考え方とされています。クレジットカード払いの場合は、カード会社が実際に請求時に適用したレートを採用する会社も多く見られます。現金払いとカード払いが混在する出張では、どちらのレートを基準にするかで多少の差異が出ることがあるため、この点も含めて自社の規程で確認しておくと安心です。

また、複数国をまわる出張ではウォン・ドル・ユーロなど通貨が入り乱れることもあります。通貨ごとに換算のタイミングがずれると集計も煩雑になるため、「レシートを撮った時点のレートで一律換算する」など、自分の中でのルールを先に決めておくと精算書を作る段階での迷いが減ります。最終的な採用レートの妥当性は、あくまで自社の経理規程が優先される点は変わりません。

4-2. 領収書がもらえない支出（チップ・屋台等）の記録方法

海外では屋台での買い物やチップなど、正式な領収書が発行されない支出も発生します。こうしたケースでは、支払った日時・金額・目的をメモとして残しておき、出金伝票や立替金精算書などの社内フォーマットで代替するのが一般的です。TabiRecoでは領収書がない支出も手動で金額とメモを追加できるため、レシートがある支出とない支出を同じ旅行の記録の中でまとめて管理できます。